Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Secara simbolis, Sekda memasukkan berkas arsip in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas disaksikan Kadis Perpustakaan dan Kearsiapan Maya Fitriani serta perwakilan dari bagian Inspektorat Setdako Medan.
Dalam arahannya Sekda mengatakan permasalahan yang sering dihadapi pengelola arsip adalah terjadinya penumpukan arsip dari waktu ke waktu. Hal ini tentu tidak terlepas dari sifat arsip yang menumpuk secara alami. "Pemusnahan menjadi salah satu cara penyusutan arsip yang dilakukan secara sistematis dan terarah dengan berpedoman pada ketentuan dan peraturan yang berlaku," kata Sekda.
Sekda mengungkapkan pemusnahan ini menjadi kegiatan yang dilakukan secara berkala untuk mengurangi terjadinya penumpukan arsip sehingga arsip yang masih aktif dapat terpelihara dan dapat tertata dengan baik sekaligus mengefisiensi biaya pemeliharaan, perawatan serta penyimpanannya.
Kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Medan, Sekda menginstruksikan agar dapat menghimbau organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemko Medan agar melakukan hal yang sama demi tertibnya administrasi kearsipan. "Tentunya dalam rencana pemusnahan harus diikuti dengan ketentuan yang berlaku. Terlebih untuk arsip yang bernilai guna agar dijaga, disimpan dan dikelola dengan baik," bilangnya.
"Sekarang ini kita sudah berada di era digital 4.0. Artinya segala sesuatu sudah berbasis digital. Maka alangkah baiknya jika dapat dibangun sistem penyimpanan arsip secara digital agar dapat membantu memudahkan pekerjaan kita. Sebab, meskipun pemusnahan berkas tetap dilakukan, namun soft copy tetap kita miliki dan dapat dilihat hanya dengan memasukan key word (kata kunci) arsip yang kita butuhkan," paparnya seraya menunjukkan aplikasi penyimpanan arsip di handphone pintarnya.(torong/fit)